OBBLIGO DI COLLEGAMENTO POS – REGISTRATORE TELEMATICO (RT) dal 1° gennaio 2026: adempimenti operativi e azioni da pianificare

Dal 1° gennaio 2026 è in vigore il nuovo obbligo di integrazione/collegamento tra gli strumenti di pagamento elettronico (POS, anche virtuali) e i Registratori Telematici (di seguito indicati per brevità anche come ‘RT’) o soluzioni software RT per i soggetti che certificano i corrispettivi tramite memorizzazione e trasmissione telematica.

La misura è stata introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024, art. 1, commi 74–77) ed è attuata dal Provvedimento Agenzia delle Entrate n. 424470 del 31 ottobre 2025.

Di seguito forniamo una guida operativa per arrivare pronti alla fase applicativa (che – allo stato attuale – dipende dalla messa a disposizione delle funzionalità web nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”, cosa che prevedibilmente verrà attuata solo verso la fine del corrente mese di gennaio 2026).

1) Ambito soggettivo: chi è interessato

L’obbligo riguarda i soggetti che utilizzano RT/software RT per adempiere all’obbligo di memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi giornalieri (commercianti al minuto e assimilati ex art. 22 DPR n. 633/1972, e soggetti tenuti alla trasmissione corrispettivi ex D.Lgs. n. 127/2015).

Attenzione – caso “solo fattura elettronica”: se un operatore emette esclusivamente fatture elettroniche (e quindi non utilizza RT per certificare corrispettivi), non è richiesto il collegamento POS–RT, perché manca lo strumento RT cui associare il POS. Diverso se, anche solo in alcune casistiche (es. vendite a privati senza fattura), l’operatore emette documento commerciale: in tal caso l’RT esiste/serve e l’obbligo si applica.

2) Cosa cambia (e cosa NON cambia) nella gestione quotidiana

2.1 Il collegamento NON è “fisico”

Il collegamento tra POS e RT è esclusivamente logico/amministrativo, e si effettua tramite apposite funzionalità web nel portale “Fatture e Corrispettivi”.

Per ogni POS dovranno essere registrati almeno:

• codice identificativo del POS (o del software di pagamento);
• identificativo dell’RT / software RT già attivato;
• indirizzo dell’unità locale in cui gli strumenti sono utilizzati.

2.2 Non cambia la “centralità” del documento commerciale

Resta fermo che l’elemento fiscalmente rilevante, in caso di corrispettivi, è il documento commerciale emesso da RT/software RT, che deve riportare correttamente forma di pagamento e importo.

L’integrazione serve a rendere più coerenti e controllabili i flussi, ma non sostituisce le regole di certificazione.

2.3 In “Fatture e Corrispettivi” non comparirà un “flusso POS” separato

Anche dopo l’integrazione, nella consultazione dei corrispettivi continuerà a vedersi il totale giornaliero da chiusura RT, con la consueta evidenza della ripartizione contanti/elettronico derivante dai dati registrati nel RT. Non è previsto un prospetto autonomo “totale POS” distinto dai corrispettivi.

2.4 Incassi “oltre mezzanotte”: criticità operativa che resta

Il collegamento POS–RT non risolve la criticità di chi registra vendite a cavallo della mezzanotte: la “giornata fiscale” resta determinata dall’orario di chiusura del RT, non dall’orario del pagamento POS. Pertanto, possono permanere disallineamenti tra data effettiva del pagamento e giorno fiscale di registrazione.

3) Tempistiche operative: finestre di collegamento

Le regole operative prevedono due finestre temporali principali:

• POS già attivi a gennaio 2026: il collegamento dovrà essere effettuato entro 45 giorni dalla disponibilità del servizio web.
• POS attivati dopo il 31 gennaio 2026: il collegamento va effettuato a partire dal 6° giorno del secondo mese successivo alla data di disponibilità del POS ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

In caso di sostituzione del POS o del RT, si applicano regole analoghe alle nuove attivazioni.

4) Flussi informativi e controlli: cosa aspettarsi

Dal 2026 cambia anche l’architettura di invio delle informazioni sui pagamenti elettronici:

• viene meno l’intermediazione tramite PagoPA;
• i Prestatori di Servizi di Pagamento inviano i dati direttamente all’Agenzia delle Entrate tramite SID;
• è prevista una gestione “a esito” con possibilità di correzioni entro termini brevi e una fotografia annuale di consistenza.

5) Regime sanzionatorio: rischio concreto in caso di inadempimento

Il mancato adeguamento può determinare sanzioni amministrative e accessorie, tra cui:

• € 100 per ogni trasmissione errata/omessa (art. 11, c. 2-quinquies, D.Lgs. n. 471/1997), applicabile anche alle violazioni sui dati dei pagamenti elettronici, se non incidono sulla liquidazione dell’imposta;
• da € 1.000 a € 4.000 per mancato collegamento POS–RT (art. 11, c. 5, D.Lgs. n. 471/1997);
• possibili sanzioni accessorie (art. 12 D.Lgs. n. 471/1997) in caso di violazioni ripetute e/o profili assimilati a irregolarità nella certificazione dei corrispettivi.

6) Cosa fare subito: check-list operativa

Per arrivare pronti all’attivazione della funzione web, raccomandiamo di avviare da subito queste attività interne:

1. A) Censimento dispositivi e configurazioni

• Elenco completo dei POS (fissi, mobili, virtuali/e-commerce) con identificativo univoco e provider/contratto.
• Elenco dei RT / software RT con matricola/identificativi e stato di attivazione.
• Mappatura POS ↔ unità locale ↔ RT (attenzione ai punti cassa multipli e alle unità locali con più dispositivi).

1. B) Verifica processi di emissione

• Verificare che ogni pagamento elettronico sia correttamente registrato nel documento commerciale (forma di pagamento e importo).
• Per chi opera “oltre mezzanotte”, definire una procedura interna di chiusura/riapertura o un controllo di quadratura giornaliera, poiché il tema non viene sanato dalla nuova disciplina.

1. C) Accessi e deleghe

• Verifica dell’abilitazione ai servizi dell’area “Fatture e Corrispettivi” e, ove necessario, predisposizione/aggiornamento delle deleghe all’intermediario per operare sul servizio di accreditamento/censimento dispositivi.

1. D) Rapporti con fornitori (POS/RT/software)

• Richiedere ai fornitori i dati identificativi richiesti e confermare che i dispositivi siano correttamente “censibili” e abbinabili secondo la nuova logica.

L’obbligo è già vigente sul piano normativo, ma l’adempimento diventa concretamente eseguibile quando il servizio web sarà reso disponibile: per questo è importante preparare ora l’anagrafica dispositivi e la struttura operativa, così da rispettare senza ‘criticità’ le finestre temporali di collegamento e ridurre il rischio sanzionatorio.

(Piergiorgio Ripa – Dottore Commercialista e Revisore Legale – piergiorgio.ripa@studioripa.it)

(Informativa aggiornata il 20 gennaio 2026)