NOTE SPESE PER TRAFERTE: come gestirle correttamente (modello Excel pronto all’uso)

La gestione delle note spese per le trasferte di dipendenti, amministratori e collaboratori sembra, a prima vista, un adempimento di routine. In realtà, dietro la compilazione di un semplice modulo si nascondono regole fiscali precise che decidono due cose tutt’altro che secondarie: se quel rimborso è tassato in capo a chi lo riceve e se l’azienda può dedurne il costo.

Dal 2025, a queste regole se ne è aggiunta una nuova e dirimente — l’obbligo di pagamento tracciabile — che ha cambiato le abitudini di molti. Vediamo come muoversi con ordine.

Che cos’è, fiscalmente, una “trasferta”

La trasferta è lo spostamento temporaneo del lavoratore, per ragioni di servizio, in un luogo diverso dalla sede di lavoro abituale.

La giurisprudenza la distingue nettamente dal trasferimento, che è invece definitivo.

Il regime fiscale di riferimento per i lavoratori dipendenti è quello dell’art. 51, comma 5, del TUIR (D.P.R. 917/1986), che si applica anche ad amministratori e collaboratori coordinati e continuativi, in quanto redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente (artt. 50 e 52 TUIR).

Conta molto dove avviene la trasferta:

• nel territorio del Comune dove si trova la sede di lavoro;
• fuori dal Comune (in Italia);
• all’estero.

Per le trasferte nel Comune, dal 2025 il D.Lgs. 192/2024 ha semplificato la disciplina: i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto non concorrono al reddito se comprovati e documentati. Resta invece la regola tradizionale per cui le altre indennità infracomunali sono di norma imponibili.

I tre sistemi di rimborso

L’art. 51, comma 5, TUIR consente tre modalità alternative, ciascuna con la propria soglia di esenzione. È utile averle chiare perché determinano quanto, di ciò che viene erogato, resta fuori dalla tassazione.

1) Rimborso forfettario. Si riconosce un’indennità giornaliera fissa, non imponibile entro 46,48 € al giorno per le trasferte in Italia fuori dal Comune e 77,47 € al giorno per l’estero. Restano in più esenti, se documentate, le spese di viaggio e trasporto. L’eventuale eccedenza dell’indennità rispetto alla soglia concorre al reddito.

2) Rimborso misto. Quando, accanto all’indennità, si rimborsa analiticamente anche il vitto oppure l’alloggio, la soglia forfettaria si riduce di un terzo (30,99 € Italia / 51,65 € estero). Se si rimborsano analiticamente entrambi (vitto e alloggio), la riduzione è di due terzi (15,49 € Italia / 25,82 € estero).

3) Rimborso analitico (a piè di lista). Le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sono rimborsate integralmente e non concorrono al reddito. Le eventuali altre spese non documentate sono esenti entro 15,49 € al giorno in Italia (25,82 € all’estero).

Il rimborso chilometrico

Se il lavoratore usa la propria auto, l’indennità chilometrica calcolata sulle tabelle ACI non concorre al suo reddito. Per l’azienda, invece, la deducibilità del costo è ammessa entro le tariffe ACI relative ad autoveicoli fino a 17 cavalli fiscali (benzina) o 20 cavalli fiscali (diesel), ai sensi dell’art. 95, comma 3, TUIR. Dal 2025, grazie al D.Lgs. 192/2024, il rimborso chilometrico su chilometri effettivi e tabelle ACI non concorre al reddito anche per gli spostamenti all’interno del Comune.

La vera novità: l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti

La Legge di Bilancio 2025 (L. 30 dicembre 2024, n. 207, art. 1, commi 81-83) ha introdotto, dal 1° gennaio 2025, un principio nuovo: alcune spese di trasferta godono del trattamento di favore (non imponibilità per chi le riceve e deducibilità per l’azienda) solo se pagate con strumenti tracciabili.

Le spese interessate sono quelle di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea, cioè taxi e noleggio con conducente (NCC). Per questi pagamenti il contante non è più ammesso ai fini fiscali.

Subito dopo l’introduzione, la norma ha generato difficoltà applicative — in particolare per le trasferte all’estero, dove pretendere la tracciabilità era spesso impraticabile. È intervenuto allora il decreto fiscale (D.L. 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla L. 30 luglio 2025, n. 108), che ha circoscritto l’obbligo, sia ai fini del reddito di lavoro dipendente sia ai fini del reddito d’impresa, alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato italiano. Ne consegue una regola netta: per le spese sostenute all’estero la tracciabilità non è richiesta, e i relativi rimborsi restano esenti anche se pagati in contanti. Il criterio rilevante è il luogo di sostenimento della spesa, non la destinazione della trasferta in sé.

L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha fornito il quadro organico di tutte queste modifiche, confermando l’esclusione delle spese estere e chiarendo gli effetti per dipendenti, professionisti e imprese. Un’avvertenza importante: l’obbligo di pagamento tracciabile si aggiunge all’obbligo di documentare la spesa, non lo sostituisce. Servono entrambi.

Cosa è soggetto a tracciabilità e cosa no

Una precisazione, da maneggiare con prudenza: la lettera dell’art. 51, comma 5, TUIR riferisce la tracciabilità a vitto, alloggio e al solo trasporto “mediante autoservizi pubblici non di linea”. Pedaggi autostradali e parcheggi non rientrano in questa categoria e, secondo la lettura prevalente, restano fuori dal nuovo obbligo; trattandosi però di profilo non espressamente blindato, conviene comunque privilegiare il pagamento tracciato per non esporsi a contestazioni.

Quanto agli strumenti tracciabili ammessi, il riferimento è l’art. 23 del D.Lgs. 241/1997: versamento bancario o postale, carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari, nonché gli altri sistemi di pagamento riconducibili univocamente al beneficiario.

Una nota per i lavoratori autonomi. Le regole sopra descritte valgono, dal 1° gennaio 2025, per i rimborsi ai dipendenti (art. 51 TUIR). Per il professionista che sostiene direttamente tali spese o le rimborsa ad altri autonomi, la disciplina è stata innestata negli artt. 54-ter e 54 TUIR riscritti dalla riforma IRPEF, con decorrenza dal 18 giugno 2025 (data di entrata in vigore del D.L. 84/2025). Le spese di rappresentanza, infine, richiedono la tracciabilità ovunque sostenute — in Italia e all’estero —, senza la limitazione territoriale prevista per le trasferte.

La nota spese: cosa deve contenere

Una nota spese ben costruita non è un formalismo: è lo strumento che dà prova dell’inerenza e legittima il trattamento fiscale di favore. Dovrebbe sempre riportare:

• i dati del datore di lavoro/committente e del beneficiario, con qualifica;
• il periodo, l’ambito territoriale (Italia/estero) e il sistema di rimborso adottato;
• per ogni voce: data, percorso e motivazione della trasferta, importo e — dato oggi cruciale — se la spesa è stata pagata con strumento tracciato;
• il riepilogo per tipologia e il totale spettante;
• la dichiarazione di inerenza, le firme del richiedente e dell’autorizzante e l’elenco dei giustificativi allegati.

Si ricordi infine la marca da bollo da 2,00 € sull’originale per i rimborsi fuori campo IVA di importo superiore a 77,47 €.

Un modello Excel pronto all’uso

Per tradurre tutto questo in uno strumento operativo, abbiamo predisposto un foglio di calcolo Excel che automatizza la compilazione della nota spese e i relativi controlli. Il modello:

• gestisce i tre sistemi di rimborso e applica automaticamente le soglie di esenzione dell’art. 51, comma 5, TUIR in base a qualifica, ambito territoriale e tipo di indennità selezionati da menù a tendina;
• calcola il rimborso chilometrico sulla tariffa ACI impostata e distingue la quota di indennità forfettaria esente da quella eccedente (imponibile);
• segnala automaticamente le spese soggette a tracciabilità eventualmente pagate in contanti, evidenziando gli importi “a rischio” alla luce della Circolare 15/E/2025;
• include un foglio con i riferimenti normativi aggiornati.

⬇ Scarica il modello Excel “Nota Spese Trasferte”

In sintesi

La gestione delle note spese richiede oggi una doppia attenzione: scegliere consapevolmente il sistema di rimborso più conveniente entro le soglie dell’art. 51 TUIR e, soprattutto, rispettare l’obbligo di pagamento tracciabile per vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia, pena la perdita del beneficio fiscale per il lavoratore e della deducibilità per l’azienda. Per le spese sostenute all’estero, dopo il D.L. 84/2025, l’obbligo non opera. Un modello strutturato — come quello che mettiamo a disposizione — riduce sensibilmente il margine di errore.

Lo Studio resta a disposizione per analizzare i casi concreti.

Riferimenti normativi e di prassi

• Art. 51, comma 5; artt. 50, 52; art. 95, comma 3 e comma 3-bis; artt. 54 e 54-ter TUIR (D.P.R. 917/1986)
• Art. 23, D.Lgs. 241/1997 (strumenti di pagamento tracciabili)
• D.Lgs. 13 dicembre 2024, n. 192 (decreto delegato IRPEF — trasferte infracomunali)
• L. 30 dicembre 2024, n. 207 (Legge di Bilancio 2025), art. 1, commi 81-83
• D.L. 17 giugno 2025, n. 84, convertito dalla L. 30 luglio 2025, n. 108 (limitazione della tracciabilità alle spese sostenute in Italia)
• Agenzia delle Entrate, Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025

(Piergiorgio Ripa – Dottore Commercialista e Revisore Legale – piergiorgio.ripa@studioripa.it)

(Informativa aggiornata il 30 maggio 2026)